QM-Lexikon: Wareneingangsprüfung

Hauptaufgabe der Beschaffung nach den Vorgaben des Qualitätsmanagements ist die Warenlieferungen exakt zu überprüfen. Dabei muss sichergestellt sein, dass alle festgelegten Beschaffungsanforderungen erfüllt werden. Ebenso müssen Kriterien zur Beurteilung von Lieferanten aufgrund deren Fähigkeiten aufgestellt werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass alle zu prüfenden Eigenschaften, notwendigen Maßnahmen und Ergebnisse ordnungsgemäß ausgeführt und dokumentiert werden.

Ablauf einer Wareneingangskontrolle

Jeder Wareneingang wird von den befugten Mitarbeitern einer Wareneingangsprüfung unterzogen. Diese erfolgt in der Regel anhand eines Prüfplans. Die Ergebnisse der Kontrolle werden im Anschluss meistens auf einem dazugehörigen Prüfblatt dokumentiert. Die Wareneingangsprüfung selbst erfolgt als Identprüfung und umfasst die Prüfung hinsichtlich:

• der Übereinstimmung der gelieferten Waren mit den Bestellangaben,
• der Liefermenge,
• des äußeren Zustands der Ware auf Transportschäden oder sonstige Beschädigungen,
• und nach Bedarf weiteren Funktionsprüfungen.

Waren, bei denen keine weitere Eingangsprüfung erforderlich ist können in diesem Fall nun eingelagert werden. Kommt es zu Beanstandungen der Ware muss ein gesonderter Prüfbericht erstellt werden und weitere Maßnahmen getroffen und eingeleitet werden.

Zur Auswahl stehen folgende Möglichkeiten:

• Unter Kontrollausnahme abgenommen (Abnahme trotz erkannter, die Funktion nicht beeinflussender, Mängel)
• Unter Vorbehalt abgenommen (Abnahme trotz erkannter, die Verwendung voraussichtlich nicht beeinflussender, Mängel)
• Kostenübernahme der Nacharbeits-/Mehrkosten durch Lieferant
• Kostenloser Umtausch durch Lieferant
• Zurück zum Lieferanten mit Gutschrift

Eine effektive und gut gepflegte Wareneingangskontrolle verursacht natürlich ohne die entsprechende Softwareunterstützung viel Zeit und damit Kosten. Oft werden infolgedessen Software-Lösungen eingesetzt.