QM-Lexikon: Dokumenten-Workflow

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Wege ein Dokument in Ihrem Unternehmen gehen muss bis es am Ziel angekommen ist? Während dieses Wegs durchläuft ein Dokument möglicherweise verschiedene Workflows (Bsp.: Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe), wird kopiert und vielleicht sogar verlegt. Da ist Frust vorprogrammiert. Ziel eines Dokuments muss es sein egal welcher Art und Aufgabe schnell und ohne großen Zeitaufwand von A nach Z zu gelangen-nur wie? Eine Lösung für solch ineffiziente Arbeitsabläufe sind automatisierte Dokumenten-Workflow-Systeme. Diese beseitigen manuelle Aufgaben, Anhäufungen von Papier oder ein automatisiertes Weiterleiten und Bearbeiten von Dokumenten.

In einem Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Workflowmanagement können Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren – dem Kunden. Lassen Sie das System für sich arbeiten und optimieren Sie alle Arten von Prozessen, ob in der Buchhaltung, Vertrieb oder auch im gesamten Unternehmen.

Workflowmanagement

Durch die Workflow-Systematik in einem Dokumentenmanagementsystem kann die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten automatisiert und der Qualitätsmanagement-Beauftragte bzw. Mitarbeiter entlastet werden. Alle Verantwortlichen werden dabei über anstehende Aufgaben (Bearbeitungen, Prüfungen, Freigaben, …) bspw. per E-Mail informiert. Durch ein mögliches integriertes Aufgabenmanagement werden keine Tätigkeiten vergessen und Termine sicher eingehalten. Zusätzlich werden alle wichtigen Arbeitsschritte normgerecht dokumentiert sowie protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Erst nach erfolgter Freigabe haben die Leser Zugriff auf ein Dokument.

Mit einem wirksamen Dokumenten-Workflowmanagement haben Sie u.a. sofortigen Zugriff auf Ihre Dokumente, nie wieder verloren gegangen Dokumente und eine höhere Mitarbeitereffizienz.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenlenkung.