Vorhandene Prozesse sollen optimiert und neue Prozesse modelliert werden. Beide Absichten setzen voraus, dass vorab eine systematische und umfassende Prozesserhebung durchgeführt wird. Um diese erfolgreich zu gestalten, sind grundsätzliche Prozesskomponenten zu betrachten. Diese Komponenten sind die „Bausteine für die Effektivität und Effizienz“ von Prozessen.
Prozesserhebung
Eine Prozesserhebung ist im Prozessmanagement die Aufgabe, bei der relevante Informationen zu einem Prozess gesammelt, strukturiert und auch beurteilt werden. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise die notwendigen Aufgaben und Verantwortungen in einem Prozess, die Ergebnisse welche ein Prozess erbringt, oder auch Leistungsindikatoren zu Produktivität und Wirtschaftlichkeit.
Eine Prozesserhebung macht damit Bestehendes und Gegebenheiten transparent. Verbesserungspotentiale und Defizite können so identifiziert und mit entsprechenden Maßnahmen bearbeitet werden. So können beispielsweise auch notwendige Regelungsbedarfe erkannt oder auch vorhandene Bürokratie, mögliche Verschwendungen oder Verluste beseitigt werden.
Prozesskomponenten
Jeder Geschäftsprozess besteht aus ähnlichen, elementaren Prozesskomponenten. Die Gestaltung, die Ausprägung und die spätere Umsetzung dieser Prozesskomponenten sind bedeutend für erfolgreiche Prozesse hinsichtlich Effektivität und Effizienz. Differenziert werden diese Prozesskomponenten in:
► Komponenten der „Orientierung und Befähigung“
► Komponenten der „Wertschöpfung“.
Komponenten der Orientierung und Befähigung
Diese Komponenten dienen den Prozessbeteiligten und -betroffenen als Ausrichtung und zur Orientierung. Sowie auch der Befähigung der Prozessbeteiligten zu einer erfolgreichen Prozessdurchführung und zur Erbringung der erwarteten Prozessergebnisse.
| Ziele: | Ziele sind geplante, vereinbarte und verfolgte Vorgaben für die Durchführungs- und Ergebnisleistungen eines Prozesses. |
| Kennzahlen: | Kennzahlen sind quantitative Daten, die als bewusste Verdichtung von betriebswirtschaftlichen oder strukturellen Sachverhalten erfasst und genutzt werden. |
| Verfahren: | Verfahren sind verbindliche Vereinbarungen und Regelungen für die Durchführung von bestimmten Prozessaufgaben, um die Prozessziele und die gestellten Prozessanforderungen zu erreichen. Verfahren sind ebenso vertrauensbildende Regelungen für die Zusammenarbeit zwischen Prozessen. |
| Informationen: | Informationen sind verarbeitete und strukturierte Daten, welche für bestimmte Zwecke benötigt werden, bzw. welche aus bestimmten Ereignissen entstehen. |
| Kommunikation: | Kommunikation ist ein zielorientierter, verbaler oder nonverbaler Austausch von Informationen und Wissen zwischen Prozessbeteiligten und Interessenpartnern. |
| Kompetenzen: | Kompetenzen sind Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen, welche für eine Prozessdurchführung oder die Beurteilung von Arbeitsergebnissen benötigt werden. |
| Ressourcen: | Ressourcen sind benötigte materielle oder immaterielle Mittel oder Güter, um eine Prozessdurchführung zu ermöglichen und das Prozessergebnis zu realisieren. |
Komponenten der Wertschöpfung
Diese Komponenten betreffen strukturelle Aspekte eines Prozesses und betreffen vorzugsweise die direkte Wertschöpfung der Prozessergebnisse.
| Schnittstellen: | Schnittstellen sind Vernetzungspunkte zwischen Prozessen oder zwischen Komponenten von Prozessen. An Schnittstellen finden interprozessuale Interaktionen statt und Prozesseingaben oder Prozessergebnisse werden ausgetauscht bzw. weitergegeben. |
| Eingaben: | Eingaben sind alle materiellen oder immateriellen „Mittel“, welche ein Prozess als Voraussetzungen braucht, um erfolgreich durchgeführt zu werden (z.B. Produkte, Informationen, Zeit, Räumlichkeiten, Entscheidungen, Vorgaben). |
| Machbarkeitsprüfungen: | Machbarkeitskontrollen sind Prüfungen vor dem Start eines Prozesses, um festzustellen, dass der Prozess seine Wertschöpfung und Ergebnisse realisieren kann. Mit der Machbarkeitsprüfung wird festgestellt ob die Eingaben z.B. in Qualität, Menge oder Aktualität ausreichend und einsetzbar sind. |
| Wertschöpfungsschritte: | Wertschöpfungsschritte sind strategische, planerische, operative oder dispositive Tätigkeiten in einen Prozess, welche für eine bestimmte Zielerreichung in chronologischer Abfolge durchgeführt werden. |
| Ergebnisse: | Ergebnisse sind materielle oder immaterielle Leistungen oder Produkte, welche ein Prozess erbringt bzw. schafft. Ergebnisse können komplette Produkte oder Dienstleistungen oder auch Teile bzw. Bestandteile davon sein. Ergebnisse können an einen Kunden weitergegeben oder im Prozess selbst wieder benötigt oder genutzt werden. |
| Ergebniskontrolle: | Ergebniskontrollen sind Prüfungen nach der Wertschöpfung eines Prozesses oder nach ausgewählten Prozessschritten, um festzustellen, ob die Ziele erreicht werden und die Ergebnisse den Spezifikationen / Vorgaben entsprechen. |
| Regelkreis: | Regelkreise sind in sich geschlossen Wirkungsabläufe für die Beeinflussung des Prozessablaufs oder des Prozessergebnisses im Sinne der Prozessziele und der Prozessvorgaben. ◾ Makro – Regelkreise dienen der Prozess – Verbesserung ◾ Mikro – Regelkreise dienen der Prozess – Lenkung |
Prozesserhebung und -erfassung
Für eine systematische Prozesserhebung und -erfassung gibt es verschiedene Arbeitsmittel und Checklisten. Zu den bekanntesten graphischen Arbeitsmitteln gehören sogenannte Turtle-Diagramme, welche in unterschied-lichen Ausprägungen und Detaillierungsgraden eingesetzt werden. Mit den Turtle-Diagrammen werden in der Regel relevante Prozesskomponenten ermittelt und thematisch strukturiert.
Die Durchführung einer Prozesserhebung erfolgt meist in Zusammenarbeit mit einer prozessexternen Moderation (externer Berater, Auditor, unternehmensinterner Moderator) und den Prozessbeteiligten (Prozessverantwort-liche, Prozessdurchführende).
Als Auslöser für eine Prozesserhebung finden sich oft Unzufriedenheiten mit der Prozessperformance eines vorhandenen Prozesses oder auch die notwendige Modellierung eines neuen Prozesses.
Beispiel einer Prozesserhebung
Die Inhalte von Turtle-Diagrammen können auch nicht graphisch, sondern einfach über Listen gesammelt werden, wie in Abbildung 3 dargestellt. Diese Abbildung zeigt beispielhaft und auszugsweise eine Prozesserhebung zu einem Beschaffungsprozess.
Eine Beurteilung der jeweiligen Kategorien in dieser Liste kann über eine selbstgewählte Bewertungsskala (z.B. schlecht erfüllt … sehr gut erfüllt, 1…5 Punkte) erfolgen und bietet die Möglichkeit Ansatzpunkte für mögliche Verbesserungen zu identifizieren oder aber unterschiedliche Prozesse in Form einer Reifegradbeurteilung zu vergleichen.
Fazit
Philip Rosenthal hat einmal gesagt „Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört gut zu sein“.
In Zeiten starker Veränderungen (Digitalisierung, Globalisierung, veränderten Handelsvereinbarungen, etc.) gehört es zum Repertoire von Führungskräften, die vorhandenen Prozesse regelmäßig und systematisch zu reflektieren und damit die Möglichkeiten zu schaffen, diese Prozesse zu verbessern. Dies erfordert in der Regel aktuelle Prozesserhebungen, da die vorliegenden Regelwerke und Prozessbeschreibungen oftmals nicht die aktuellen Gegebenheiten und Rahmenbedingungen belastbar dokumentieren.
Eine Prozesserhebung bietet die Chance systematisch die eigenen Prozesse kritisch zu betrachten und diese Prozesse zukunftsfähig zu gestalten.
