Hat der Maßnahmenplan ausgedient? Nicht unbedingt…

“Totgesagte leben länger”, so lautet ein altes Sprichwort und es scheint sich bei den Maßnahmenplänen mal wieder zu bewahrheiten. Doch bevor wir einen Blick auf die aktuelle Situation werfen, schauen wir zeitlich gesehen noch ein wenig zurück:

Maßnahmenpläne waren lange Zeit ein ungeliebtes Anhängsel, wenn man ein Qualitätsmanagementsystem führte bzw. dieses nach ISO 9001 zertifiziert war. So hat zum Beispiel die „alte“ ISO 9001:2008 im Bereich Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen von der „Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen“ und der „Bewertung der Wirksamkeit“ gesprochen. Und auch in der aktuellen ISO 9001:2015 werden an verschiedenen Stellen Maßnahmen gefordert. Was liegt da näher, als einen Maßnahmenplan zu erstellen, um damit beschlossene Maßnahmen zu dokumentieren, deren Umsetzung zu planen und ggf. auch deren Wirksamkeit zu überprüfen?

Vom Prinzip her meiner Meinung nach ganz richtig – doch in der Umsetzung hat es teilweise sehr stark gehapert. Was habe ich nicht alles für unpraktische und ineffiziente Maßnahmenpläne gesehen. Den ersten Fehler konnte man schon machen, indem man den Maßnahmenplan in Microsoft Word geführt hat, welches meines Erachtens ein völlig unpassendes Tool für einen Maßnahmenplan ist. Und wie immer, wenn etwas unpraktisch und ineffizient ist, dann wurde es auch nicht in der Praxis umgesetzt. Das führte dann häufig dazu, dass der Maßnahmenplan unterjährig nicht genutzt wurde und dann wahlweise vor dem internen oder externen Audit noch schnell Einträge generiert wurden, um dem Auditor einen „gelebten“ Eindruck zu vermitteln. In Wirklichkeit wurde damit allerdings das Parallelleben des dokumentierten Qualitätsmanagementsystems zur gelebten Realität weiter verstärkt und sorgte somit nicht nur für den schlechten Ruf gegenüber den Maßnahmenplänen, sondern war auch der Akzeptanz des Qualitätsmanagements allgemein nicht unbedingt zuträglich.

Ich finde aber, der Maßnahmenplan hat diesen schlechten Ruf zu Unrecht. Denn wenn man einen oder mehrere Maßnahmenpläne gut durchdacht einsetzt, dann können diese durchaus sehr nützlich sein. Schon einfache Gedanken bzw. Entscheidungen können dabei starke Auswirkungen über den Erfolg oder Nichterfolg haben. Dafür hier zwei Beispiele:

1. Wenn ein Unternehmen (aus welchen Gründen auch immer) keine extra Software für das Qualitätsmanagement und somit auch keines für das Maßnahmenmanagement hat, dann liegt es natürlich nahe, dass man auf eine Office-Anwendung zurückgreift. Meine erste Wahl wäre in diesem Fall Excel, aus dem einfachen Grund, dass man damit zahlreiche Möglichkeiten hat. So können Sie beispielsweise anhand bedingter Formatierungen noch nicht umgesetzte Maßnahmen farblich hervorheben oder bereits realisierte Maßnahmen ausblenden, diese nachträglich aber trotzdem als Nachweis immer griffbereit haben.
   
2. Es steht nirgendwo geschrieben, dass es den einen, einzigen und allumfassenden Maßnahmenplan geben muss. Unter Umständen ist es sinnvoller verschiedene Maßnahmenpläne zu haben, die nach bestimmten Kriterien aufgeteilt sind, was für eine bessere Übersichtlichkeit der einzelnen Pläne sorgt. So können Sie dann auch vermeiden, dass die Maßnahme „Kaffeebohnen kaufen“ direkt über „Neue Serverlösung finden“ steht. Lachen Sie bitte nicht – alles schon gesehen.

Und mit dem zweiten genannten Punkt der verschiedenen Maßnahmenpläne möchte ich dann auch dazu übergehen, Beispiele für praxisnahe und effiziente Maßnahmenpläne aufzuzeigen, zu denen ich in den vergangenen Jahren Bezug hatte.

Maßnahmenplan statt Besprechungsprotokoll

Eigentlich gibt es in Unternehmen jeder Größenordnung regelmäßige oder bedarfsabhängige Besprechungen, sei es zum Beispiel das wöchentliche oder monatliche Jour-fix oder Projektbesprechungen. Und seien wir mal ganz ehrlich – die „Prosaprotokolle“ sind in der Regel nicht so wirklich aussagekräftig bzw. hilfreich und die wirklich wichtigen besprochenen Punkte münden normalerweise in Maßnahmen. Warum also nicht Meeting Protokolle durch Maßnahmenpläne ersetzen? Hierüber können dann alle wichtigen Punkte als Maßnahmen festgehalten sowie gesteuert und zu Beginn eines jeden Meetings deren Umsetzung überprüft werden.

Ungewöhnliche Maßnahmenpläne verwenden

Eine grundsätzliche Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung von Maßnahmen ist, sich zu überlegen, wie man einen Maßnahmenplan führt, um das gewünschte Ziel auch zu erreichen. Den oben genannten Punkt mit „Kaffeebohnen kaufen“ habe ich in der Realität schon so gesehen und finde, dass dieser im normalen (und einzigen) Maßnahmenplan nicht gut aufgehoben ist. Erstens verwässert er die Wichtigkeit der anderen Maßnahmen und zweitens wollte niemand überprüfen, ob der Kaffee bereits besorgt wurde, so dass der Punkt eine gefühlte Ewigkeit als unerledigt auf dem Plan stand. Im Gegensatz dazu habe ich dann in einem anderen Unternehmen eine exzellente Umsetzung gesehen: Hier wurde einfach ein Glasboard in der Küche aufgehängt und darauf alle zu beschaffenden Dinge notiert. Vor dem Einkaufen hat der entsprechende Mitarbeiter davon ein Foto als Einkaufsliste gemacht und nach dem Einkaufen die Dinge vom Board abgewischt, die er eingekauft hat.

Zentraler Maßnahmenplan als Motivator

Ich wollte einmal einem Unternehmen während eines internen Audits die Empfehlung geben, auf einen zentralen Maßnahmenplan zu verzichten und die entsprechenden Maßnahmen lieber dezentral zu steuern. Dieser wurde mit einer erstaunlich positiven Erklärung widersprochen: Die Maßnahmen werden im Unternehmen dezentral gesteuert und überprüft – allerdings wird quartalsweise der zentrale Maßnahmenplan mit bereits erledigten Maßnahmen gefüllt.

Und das nicht, um mir als Auditor diesen Maßnahmenplan zeigen zu können (so war nämlich meine erste Vermutung), sondern um immer eine Übersicht zu haben, was bereits erreicht bzw. umgesetzt wurde. So geht der aktuelle Maßnahmenstatus nicht aufgrund des Tagesgeschäftes unter und es wird nicht das Gefühl vermittelt, dass es nicht vorwärts gehen würde.

Nicht das „ob“, sondern das „wie“ ist entscheidend

Ohne jede Frage – Maßnahmen sind wichtig, sonst hätte man diese nicht beschlossen, um in bestimmten Bereichen Verbesserungen vorzunehmen.  Daher finde ich es auch so wichtig, dass man auf eine geplante Umsetzung achtet, diese überwacht und am Ende auch prüft, ob das angestrebte Ziel mit dieser Maßnahme erreicht wurde. Das Festlegen eines Erreichungstermins sowie einer direkten Verantwortlichkeit sind ebenfalls notwendig. Sonst kommen die nächste Grippewelle, die Sommerferien, das Weihnachtsgeschäft und der Jahresabschluss dazwischen und die Maßnahme rückt immer weiter in den Hintergrund. Wird keine Verantwortung zugeteilt, sind folglich in der Theorie alle dafür zuständig und jeder kann sich beruhigt zurücklehnen. Die Konsequenz: In der Praxis wird die Maßnahme von niemandem umgesetzt. Für mich ist es daher nicht die Frage, ob Maßnahmen gesteuert werden sollten, sondern nur die Frage wie. Und dabei können ein oder mehrere Maßnahmenpläne eine sinnvolle Unterstützung sein!

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