Über 2000 Mitarbeiter der dalli-group nutzen roXtra als Dokumentenmanagementsystem, knapp 700 davon sind über personalisierte Zugänge aktiv in die Dokumentenlenkung involviert. Innerhalb eines Jahres werden mit Hilfe des Systems über 115.000 Aufgaben erledigt und über 75.000 Dokumente zuverlässig und sicher gelenkt. Zählt man die Revisions- und Archivstände hinzu, werden in roXtra über eine halbe Million Dokumente verwaltet. Große Zahlen, die uns neugierig auf die Prozesse und Abläufe machen, die sich dahinter verbergen.
In roXtra werden Dokumente aus den verschiedensten Geschäftsbereichen gelenkt
Seit 2005 wird roXtra bei der dalli-group eingesetzt. Gestartet wurde mit der Abbildung der managementsystemrelevanten Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Formulare. „Abgebildet wird in roXtra hauptsächlich ein integriertes Managementsystem, welches aus den Komponenten Qualität, Arbeitssicherheit, Umwelt, Energie, Anlagensicherheit nach Störfallverordnung und Risikomanagement besteht. Darüber hinaus werden Aufzeichnungen, Formulare und Dokumente aus verschiedenen Bereichen wie Finanzen, IT, Personal oder Controlling gesteuert und dokumentiert.“, so Roland Schürmann, Qualitätsmanager TQM der dalli-group.
Durch Workflows und Schnittstellen ist roXtra optimal in die Systemlandschaft integriert
Durch die integrierte Workflowfunktionalität in roXtra wurde der Anwendungsbereich sehr schnell ausgeweitet. Neben dem Einsatz zur reinen Dokumentenverwaltung und Dokumentation wurden Geschäftsprozesse mit workflowbasierten Formularen unterstützt. Hierzu gehören zum Beispiel Investitionsanträge, Analyseaufträge an interne Laboratorien oder Lieferantenbewertungen.
Da es sich bei roXtra um ein webbasiertes System handelt, existieren außerdem zahlreiche Schnittstellen in Form von Hyperlinkverknüpfungen zu ERP-Systemen, Rezepturdatenbanken oder auch Stoffdatenbanken.
Produktdossiers entstehen systemgestützt in roXtra
Produktdossiers zu Wasch-, Putz- und Reinigungsmitteln sowie Produktdossiers zu kosmetischen Produkten enthalten unter anderem Informationen zum Aufbau sowie der Herstellung, Beschaffenheit, Sicherheit, Verträglichkeit, Wirksamkeit und Haltbarkeit der Produkte. Diese Dokumentation wird von verschiedenen Bereichen wie Recht, Entwicklung, Produktion oder Qualität aufgebaut und in roXtra abgelegt. Zum großen Teil entstehen diese Dokumente systemgestützt, zum Teil mit Hilfe von Workflows.
„Ein anschauliches Beispiel sind Testunterlagen, die einen wichtigen Teil des Produktdossiers darstellen. Eine wesentliche Prüfung ist hier die Prüfung auf Gefahrgut beim Transport der Produkte. Ein solcher Ablauf zeigt, dass nicht nur die reine Dokumentation des Dossiers über roXtra umgesetzt wird, sondern ebenfalls die Prozesse zur Erstellung der Dokumentation mit der Workflowfunktionalität unterstützt werden.“, erklärt Maria Palma, Sachbearbeiterin TQM der dalli-group.
roXtra spart Zeit und sorgt für Transparenz
Formulare werden bei der dalli-group in roXtra bereitgestellt. Formulare, welche abteilungs- bzw. standortübergreifend genutzt werden, werden mit Hilfe von elektronischen Workflows abgearbeitet. „Durch die Wegnahme des Postweges können wir erhebliche Zeiteinsparungen realisieren. Zusätzlich profitieren wir von der transparenten und nachvollziehbaren Darstellung des jeweils aktuellen Status der Bearbeitung.“, berichtet Maria Palma.
Aus diesem Grund werden auch Investitionsanträge in roXtra eingepflegt, gesteuert und über elektronische Workflows gelenkt. Dabei geht ein solcher Investitionsantrag je nach Antragshöhe innerhalb eines Workflows vom Antragssteller an das Werkscontrolling, die Betriebsstättenleitung, die Geschäftsbereichsleitung und die Geschäftsführung. Als Formular wird ein interaktives dynamisches PDF Dokument genutzt, welches auf Eingaben der User individuell reagiert und den User anleitet:
roXtra eröffnet vielfältige Einsatz- und Vernetzungsmöglichkeiten
„Die Plattform bietet eine sehr gute Möglichkeit, Managementsysteme inklusive normgerechter Dokumentation abzubilden.“, bemerkt Roland Schürmann. „Ein großer Mehrwert ist auch die integrierte Workflowfunktionalität, die einem verschiedenste Einsatzmöglichkeiten eröffnet.“
Auch die gute Integration in die bestehende Systemlandschaft ist ein großer Vorteil. Ermöglicht wird diese durch die Verknüpfung der webbasierten Lösung mit vielen weiteren Bereichen und Anwendungen durch Hyperlinks und Schnittstellen.
Über die dalli-group
Das über 165 Jahre alte Traditionsunternehmen dalli hat sich in den letzten Jahrzehnten als Handelsmarkenspezialist etabliert.
Als Full-Service Partner entwickelt dallli alle Produkte anforderungsgerecht und kundenspezifisch und produziert diese an einem der insgesamt sieben Produktionsstandorte in ganz Europa.
Einen hohen Qualitätsstandard gewährleistet dalli u.a. durch eine Vielzahl an Untersuchungen, regelmäßige Inprozesskontrollen und eine lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte, vom Wareneingang der Einsatzmaterialien bis zur Auslieferung der Fertigwaren.
