Sabina Siefert Unternehmensmanagement verwaltet in einer zentralen roXtra-Installation derzeit 10 QM-Systeme von Kunden aus dem Gesundheitswesen, darunter eine Matrixzertifizierung für über 20 Unternehmen. „Mit roXtra habe ich für mich eine gute Lösung gefunden, um mehr Zeit für meine Kunden zu haben“, freut sich Sabina Siefert und erklärt: „Als QM-Berater hatte ich nach einer Möglichkeit gesucht, alle Kunden und Dokumentationen in einem zentralen Portal verwalten zu können.“
Matrixzertifizierung für über 20 Praxen
Die Funktionalitäten in roXtra ermöglichen Sabina Siefert ein transparentes Aufgabenmanagement für die Dokumentation der Matrixzertifizierung der AiR Anästhesie im Rheinland eG. Muss ein Dokument überarbeitet werden, stößt sie den entsprechenden Workflow an. 
Über das Eskalationsmanagement und die Auswertungen kann sie auf einen Blick einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch offen sind.
„In der Änderungsansicht sieht der Prüfer immer direkt, was im Dokument geändert wurde. Das vereinfacht die Abarbeitung sehr. Auch durch die automatische Revisionierung hat man mehr Zeit für den Inhalt der Dokumente. Mit roXtra habe ich außerdem die Sicherheit, dass keine veralteten Dokumente mehr im Umlauf sind“, berichtet Sabina Siefert. Hinzu kommt, dass die Notwendigkeit einer Papierablage entfällt.
Das webbasierte QM-System wird auch mobil genutzt
Durch die roXtra App sind die QM-Dokumentationen auch beim Kunden jederzeit mit dabei. „Vor Ort beim Kunden kann ich direkt einsehen, welche Dokumente außerhalb der Auditzeiten eingepflegt wurden und welches Thema dem Kunden gerade wichtig ist“, so Sabina Siefert.
Bei der Dokumentation der Matrixzertifizierung der AiR Anästhesie im Rheinland eG sind das Handbuch sowie allgemein gültige Prozesse und Arbeitsanweisungen zentral in roXtra abgebildet. Auf diesen übergreifenden Bereich haben die Verantwortlichen der einzelnen Standorte einen lesenden Zugang, der AiR Vorstand und Sabina Siefert als QMB sind die Dokumentenverantwortlichen. Zusätzlich hat jeder der einzelnen Teilnehmer einen eigenen Ordner mit Vollzugriff. „Damit jedes Mitglied der Matrixzertifizierung die relevanten Dokumente zu jeder Zeit sicher findet, ist eine Startseite eingerichtet worden. Über diese werden die Benutzer anschaulich zu den einzelne Bereichen der Dokumentation gelenkt“, so Sabina Siefert.
Neben den Kunden können auch Auditoren direkt auf einzelne QM-Systeme zugreifen
Sabina Siefert Unternehmensmanagement nutzt roXtra sowohl als QM-Portal für allgemeine Informationen und Dokumente für alle Kunden, als auch zur Verwaltung von firmenspezifischen Daten. Besonders wichtig ist daher die klare Trennung der einzelnen Kundenbereiche. Steht ein Audit an, kann der entsprechende Auditor direkt über einen lesenden roXtra-Zugang auf die QM-Dokumentation des jeweiligen Kunden zugreifen und diese einsehen. Durch das Rechtemanagement können die Zugriffsberechtigungen auf einzelne Dokumente und Ordner genau gesteuert werden und genügen so auch den Auflagen des Datenschutzes.
Generell haben alle roXtra-Benutzer auf die Ordnerstrukturen mit allgemeinen Inhalten eine Leseberechtigung. Hier werden beispielsweise aktuelle Gesetzestexte hinterlegt. Sabina Siefert: „Die User bekommen bei einer Neuerung direkt eine Leseaufgabe aus roXtra und sind so immer auf dem neuesten Stand.“ Die Pflege dieser zentralen Dokumente übernimmt Sabina Siefert Unternehmensmanagement. Auf die Ordner und Dokumente der einzelnen kundenspezifischen QM-Systeme haben im Weiteren die entsprechenden Verantwortlichen auf Kundenseite Zugriff und sind direkt in die Prüf- und Freigabeworkflows bei der Dokumentenlenkung involviert.
Über Sabina Siefert Unternehmensmanagement
Sabina Siefert Unternehmensmanagement ist auf die Beratung mittelständischer Unternehmen des Gesundheitswesens spezialisiert. Zu den Kunden gehören unter anderem Krankenhäuser, Arztpraxen, Pflegedienste, Medizintechnik- und Orthopädie-Werkstätten sowie Sanitätshäuser. Sabina Siefert entwickelt nachhaltige und zukunftsorientierte Konzepte für ein lebendiges Qualitätsmanagement und verfolgt in diesem Zusammenhang einen ganzheitlichen Beratungsansatz. Dieser beinhaltet beispielsweise auch die Bereiche Daten- und Arbeitssicherheit oder Hygiene. Die Dienstleistungen umfassen darüber hinaus Business-Coaching für Führungskräfte sowie Schulungen zu Themen wie EDV, Stressmanagement oder den Regeln professioneller Interaktion.
