Die ISO 9001:2015 ist bereits über ein halbes Jahr veröffentlicht. Und das erste Mal trägt die Qualitätsnorm dem Umstand Rechnung, dass der Umgang mit Wissen im Wettbewerb zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden ist. Hier erfahren Sie, welche Maßnahmen die Norm für das Wissensmanagement in Ihrer Organisation fordert, um maximale Qualität und Produktkonformität zu erzielen. Zu diesem Zweck haben wir die Anforderungen der Norm in kompakter und verständlicher Form hier für Sie aufbereitet.
Die Relevanz dieses Themas ist dabei unverkennbar. Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) und der Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM) zeigt an einer Stichprobe von 90 Unternehmen, dass in 20% der Fälle die Anforderungen hinsichtlich des Umgangs mit Wissen eher bzw. völlig unbekannt sind. Insgesamt 42% gaben an, dass ihnen die Norm nur mäßig bekannt sei und nur in 38% aller Fälle wurde die Frage nach der Bekanntheit der Norm mit eher bzw. genau bekannt beantwortet.
Im Folgenden möchten wir daher die neuen Anforderungen auf Grundlage der Handreichungen der DGQ und der GfWM darstellen, um Ihnen die Arbeit mit der neuen Norm zu erleichtern.
Prozessorientiertes Wissensmanagement
Wissen bestimmen
Die Organisation muss das Wissen bestimmen, das für die Geschäftsprozesse sowie für die Unternehmensstrategie relevant ist. Dabei ist es sinnvoll die Gestaltungsfelder zu identifizieren, die für ihren Geschäftsprozess und die strategische Ausrichtung relevant sind (z.B. Technologien, Märkte, Wettbewerb etc.). Auf der Grundlage dieser Gestaltungsfelder kann dann der Wissensbedarf ermittelt und der aktuelle Wissensstand bewertet werden. Die Herausforderung besteht nun darin, Wissen nicht zu bestimmen, um es zu verwalten, sondern zu erkennen, wie es für die zukünftige Geschäftsentwicklung eingesetzt werden kann.
Wissen vermitteln
Wenn relevantes Wissen ermittelt wurde, muss es angemessen zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus soll das Wissen vermittelt werden, so dass der Empfänger dieses Wissen auch bestmöglich nutzen kann. Es bedarf dafür systematische Ansätze, Wissen in der Organisation zu verteilen. Als Gegenspieler steht diesem Ansatz das Ziel gegenüber, unternehmenskritisches Wissen nicht ungeplant nach außen gelangen zu lassen. Die Organisation muss die Chancen der Öffnung gegenüber den Risiken des Wissensverlustes abwiegen.
Wissen aufrechterhalten
Aufrechterhalten meint in diesem Fall nicht ein einfaches Bewahren von Wissen. Vielmehr bedeutet es, dass das für die Organisation relevante Wissen valide gehalten werden und ständig weiterentwickelt werden soll. Ziele sind hier unter anderem, die Wissensbindung an seinen Träger zu lösen. Spezifisches Wissen von einzelnen Mitarbeitern muss demnach so transferiert werden, dass es in der Organisation verfügbar ist. Besonders wichtig wird diese Maßnahme, wenn Mitarbeiter aus der Organisation ausscheiden.
Zusatzwissen erlangen
Diese vierte und letzte Dimension zielt darauf, neues Wissen in die Organisation zu holen. Hierbei stellt sich im Besonderen die Frage, ob in der Organisation Systematiken vorhanden sind, um Zusatzwissen rechtzeitig zu identifizieren und zu beschaffen. Dabei meint neues Wissen selbst entwickeltes oder extern erworbenes Wissen. Interne Quellen können zum Beispiel die eigenen Experten und die eigene Erfahrung sein. Externe Quellen sind vor allem die eigenen Kunden und Lieferanten, Hochschulpartner und der Besuch von Konferenzen. Der optimale Einsatz von Ressourcen spielt hier eine wichtige Rolle, denn erforderliches Wissen zu lokalisieren und zu verarbeiten kostet Zeit und Geld.
Von der Archivierung zur Entwicklung
Das Verständnis von Wissensmanagement in der ISO 9001:2015 entfernt sich mit großen Schritten von dem Paradigma des Bewahrens und dem reinen Archivieren von Daten und Informationen. Stattdessen expliziert sie ein dynamisches Verständnis von Wissen und fokussiert die kontinuierliche Weiterentwicklung des für die Organisation relevanten Wissens. Deutlich wird dieses Verständnis in den vier vorgestellten Dimensionen. Diese Dimensionen werden nicht als für sich allein stehend betrachtet. Sondern vielmehr als ein sich wiederholender Prozess, bei dem die verschiedenen Dimensionen ineinander greifen und so einen optimalen Umgang mit Wissen schaffen.
Für viele Unternehmen bedeutet der Einzug des Wissensmanagements in die ISO 9001 große Herausforderungen. Hier gilt es, in der Organisation wertschöpfende Ansätze zu finden, Wissen nicht nur zu verwalten, sondern den Umgang mit Wissen kontinuierlich zu entwickeln und zu gestalten.
