QM ist für alle niedergelassenen Kassenärzte gesetzlich verpflichtend, aber es wird nicht separat vergütet. Daher wird das QM-System meistens parallel zum Praxisbetrieb aufgebaut. Also ergibt sich für viele Ärzte – unabhängig von den inhaltlichen Bestandteilen des QM-Systems – schnell die Frage: „Wie lange dauert es, ein QM-System für die eigene Arztpraxis aufzubauen?“ Diese Frage möchte ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag beantworten.
Die grobe Struktur für das QM-System – die Konzeptionsphase
Das wird wohl allen klar sein: Ein QM-System baut man nicht innerhalb eines Tages auf. Selbst mit Unterstützung durch einen externen Berater ist das nicht zu schaffen. Dafür ist ein QM-System zu umfangreich. Mit externer Unterstützung ist es realistisch, dass für eine kleine bis mittlere Praxis bis ca. zehn Mitarbeitenden nach ein bis zwei Tagen der Plan steht, wie die Struktur für das QM-System aussehen soll, wie das weitere Vorgehen detailliert festgelegt ist und in welcher Reihenfolge die einzelnen QM-Bausteine ausgearbeitet werden sollen. Größere Praxen werden dafür schon eher mindestens drei bis vier Tage benötigen. Für noch größere Verbünde von mehreren Praxen mit mehreren Standorten hängt die genaue Zeitdauer für die Konzeptionsphase von individuellen Gegebenheiten und der Komplexität der gesamten Unternehmens-Struktur ab. Auch die Art und Besonderheiten der medizinischen Fachbereiche, Anzahl, Art und Größe der Standorte und der bestehenden Managementform spielen bei größeren Praxen hierbei eine Rolle.
In einem Zeitraum von ein bis zwei Tagen hat eine kleinere bis mittlere Praxis das ca. 2-seitige Inhaltsverzeichnis als Gerüst für das QM-System und das QM-Handbuch erarbeitet. Die Umsetzung hat noch nicht begonnen. Mit Hilfe eines Beraters ist es zudem realistisch, dass zu diesem Zeitpunkt bereits die Maßnahmenliste mit allen weiteren Arbeitsschritten und den Themenbereichen vorliegt, die nun feiner auszuarbeiten sind.
Los geht’s – die Einführungsphase
Der Plan für das QM-System steht: Die Praxis verfügt nun über eine sehr lange Liste mit anstehenden Aufgaben, die so genannte To-Do-Liste bzw. der Projektplan. Nun beginnt die eigentliche Einführungsphase des QM-Systems. Die bisher gedanklich geschaffene Struktur wird mit Leben gefüllt.
Im nächsten Schritt bearbeiten die Projektverantwortlichen, das müssen nicht zwangsläufig der Arzt oder die Ärztin sein, oder die Qualitätsmanagementbeauftragten (QB / QMB) sämtliche Themenpunkte wie Teambesprechungen, Schulungen und Arbeitsanweisungen im Detail. Daraus wird letztlich festgelegt, wie die jeweiligen Themen in der eigenen Praxis umgesetzt werden können.
Hierzu wird verschiedenen Fragen auf den Grund gegangen. Bezogen auf das Thema “Schulungen” könnten diese wie folgt lauten: Welche Schulungen sind verpflichtend? In welchen Abständen müssen die Schulungen durchgeführt werden? Wer muss daran teilnehmen? Wer darf die Schulung halten? Die Ergebnisse werden in einem entsprechenden Schulungsplan dokumentiert.
In der Einführungsphase kann es zudem auch sehr hilfreich sein, wenn die Projektverantwortlichen nicht sämtliche QM-Bausteine allein festlegen und ausarbeiten. Insbesondere in gut abgrenzbaren Themen wie dem Hygienemanagement oder dem Arbeitsschutz macht es durchaus Sinn, Mitarbeitende zu bestellen, die diese Themen eigenständig ausarbeiten und den Input schließlich ins QM integrieren. Das verkürzt die Dauer des QM-Aufbaus meist erheblich, da mehrere Mitarbeiter parallel das QM-System erarbeiten.
Zusätzlich können Berater als Wissensträger und Experten unterstützen sowie notwendige Vorlagen zur Verfügung stellen. Das spart Zeit und Geld und die Praxis kann deutlich schneller von der Planungs- und Vorbereitungsphase in die konkrete Umsetzung übergehen.
Das System wird rund – Abschluss der Einführungsphase
Zum Abschluss der Einführungsphase sollten sämtliche Themen im QM-System ausgearbeitet und festgehalten sein – von der Festlegung von Verantwortlichkeiten, über konkrete Arbeitsanweisungen und Schulungspläne, bis hin zur Dokumentation zu gesetzlichen Anforderungen an Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit und dem Umgang mit Medizingeräten. Nun weiß die Praxis, was sie wann machen muss. Zu diesem Zeitpunkt sind sicherlich auch Listen wie z.B. das Bestandsverzeichnis für die Medizingeräte mit den konkreten Geräten befüllt, die in der Praxis vorhanden sind.
Erfahrungswerte aus der Praxis
Aus persönlicher Erfahrung benötigen kleinere bis mittlere Praxen von der Konzeptionsphase bis zum Abschluss der Einführungsphase in etwa zehn bis vierzehn Tage (ausgehend von einem Acht-Stunden Arbeitstag). Das ist extrem schnell, mit dem richtigen Konzept und entsprechender Unterstützung (z. B. durch die Beratung von QMedicus) jedoch durchaus möglich. Dadurch muss die Praxis nur noch die individuellen internen Fragen klären, darunter z. B. die Teamkonstellation und Mitarbeiterqualifikationen sowie die Verfügbarkeit regionaler Dienstleister für Wartungen etc.
Die Praxis kann sich in kürzester Zeit Themen wie der schriftlichen Bestellung ausgewählter Mitarbeitenden zu Sonderbeauftragten, Anmeldung zum Erste-Hilfe-Kurs, Termin für die Wartung der Feuerlöscher usw. widmen.
Die Einführungsphase des QM-Systems endet mit der Schulung des gesamten Praxis-Teams über den Aufbau des QM-Systems, bei der vermittelt wird, was von jedem einzelnen Mitarbeiter erwartet wird (z.B. Teilnahme an Besprechungen und Schulungen) und welche Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten für den einzelnen wichtig sind.
Letztendlich hängt die gesamte Einführungsphase davon ab, wie viel Zeit eine Praxis dem QM-System neben dem Alltagsbetrieb widmen kann. Die oben genannten zehn bis vierzehn Tage à acht Arbeitsstunden sind kumuliert. Sie verteilen sich real auf einzelne Arbeitstage oder auch Arbeitsstunden über mehrere Wochen oder meist sogar Monate.
Bei einem Fall – einer von mir betreuten Praxis – wurde aufgrund einer vorab behördlich angekündigten Überprüfung zum Hygienemanagement das Grundgerüst für das QM-System innerhalb von sechs Wochen aufgestellt. Das bedeutete jedoch viel Stress, viele Überstunden sowie das Aufstocken der Arbeitszeit einer Mitarbeiterin in Teilzeit. Zudem blieben viele andere Aufgaben währenddessen liegen. Das ist und sollte allerdings nicht der Sinn sein.
Wer das QM entspannter erarbeiten will, benötigt – bei kleiner bis mittlerer Praxis – üblicherweise vier bis sechs Monate. Bleibt aufgrund von Tagesgeschäft oder Personalengpässen weniger Zeit für das QM, steht es meist nach rund einem Jahr.
Es lebe das QM-System
Nun könnten sich die Praxen nach der Einführungsphase zurücklehnen: Sie haben ein QM-System aufgebaut. Erledigt.
Oder doch nicht? Während die erste Phase der QM-Einführung ein Projekt war, also eine Aufgabe, die von ihrer Art her einmal erledigt wird und zeitlich befristet ist, liegt es im Wesen jedes QM-Systems, dass es nach der Einführung nicht aufhört: Nach Ablauf eines Jahres sind die ersten gesetzlich verpflichtenden Schulungen erneut erforderlich, z.B. zum Arbeits- und Brandschutz. Vielleicht sind Mitarbeitende gegangen oder neue zum Team hinzugekommen, so dass die Verteilung der Aufgaben angepasst werden muss. Eventuell gab es neue Erkenntnisse, was eine Arztpraxis zum Datenschutz beachten muss. Oder es gab technische Neuerungen wie Software-Updates, für die neue Arbeitsanweisungen ausgearbeitet werden müssen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Der Aufwand für das QM-System verringert sich. Jedoch, ein QM-System endet nie – oder es schläft ein. Dann aber ist es für die Praxis nicht mehr von Nutzen und hält auch einer Überprüfung durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV) nicht mehr Stand.
Wie viel Zeit eine Praxis in die Aufrechterhaltung ihres QM-Systems investiert, ist sehr unterschiedlich. Sehr engagierte Praxen nutzen „ihr QM“ meist, um die erlernten Arbeitsweisen nach und nach für alle Bereiche ihrer Praxis zu optimieren und so kontinuierlich besser zu werden.
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