Die Business Process Model and Notation (BPMN) hat sich als Modellierungssprache für Geschäftsprozesse etabliert. Auch für Einsteiger leicht verständlich, bietet die BPMN aber gleichzeitig umfassende Möglichkeiten, um Prozesse im Bedarfsfalle sehr detailliert abzubilden. Je nach Modellierungszweck, angefangen von der reinen Dokumentation über die Analyse und Optimierung bis hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, können über hundert verschiedene Elemente für spezielle Zwecke genutzt werden.
Prozessmodelle bilden die Realität ab, daher müssen die „Dinge“ abgebildet werden, die in der Realität vorkommen und relevant sind. Dieser Blogbeitrag richtet sich an Einsteiger, die mit wenigen Elementen aussagekräftige Modelle erstellen und dabei eine bestehende oder angestrebte Realität abbilden wollen. Dieser Abbildungsvorgang erfordert vom Bearbeiter Abstraktion, um die beobachteten oder erlebten Schritte in die geeigneten BPMN-Elemente zu übertragen und korrekt zu benennen. Ohne Übung und Anleitung fällt dies manchmal schwer, da der Teufel wie so oft im Detail steckt.
1. Aktivitäten und Ereignisse darstellen
Am häufigsten werden Aktivitäten und Ereignisse in Prozessmodellen abgebildet. Aktivitäten sind die Elemente, in denen die eigentliche Aufgabe und Arbeit des Prozesses erledigt werden. Aktivitäten können atomar (Tasks) oder auch eine Zusammenfassung von untergeordneten Aktivitäten (Unterprozesse) sein. Beide werden als Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt. Abbildung 1 zeigt den Task Antrag bearbeiten sowie den Unterprozess Angebot erstellen.
Aktivitäten werden von einer Rolle durchgeführt, also beispielsweise einem Sachbearbeiter, einer Manager*in oder auch einem IT-System. Aktivitäten binden damit die Ressourcen einer Rolle, kosten Zeit und benötigen häufig weitere Dinge wie Materialien oder Werkzeuge. Daraus lassen sich Aktivitäten, beispielweise auch die entsprechenden Kosten, zuordnen. Aktivitäten bearbeiten typischerweise ein Objekt, beispielsweise eine Rechnung, die zu prüfen ist. Aktivitäten „tun“ etwas, dieses Tun sollte auch in der Benennung Einklang finden.
Wie werden all diese Aspekte in einem BPMN-Modell abgebildet?
- Die Tätigkeit wird als „Tunwort“ – also als Verb – im Infinitiv dargestellt.
- Das zu bearbeitende Objekt wird ebenfalls in der Aktivität genannt und kann ergänzend als (Daten-) Objekt modelliert werden.
- Die ausführende Rolle wird als Lane innerhalb eines Pools abgebildet.
- Die erforderlichen Materialien und Werkzeuge können als (Daten-) Objekte dargestellt werden, sofern es die Aussagekraft erhöht.
2. Beispiel: Rechnungsprüfung
Schauen wir uns einen vereinfachten Geschäftsprozess zur Bearbeitung einer Rechnung an.
Fokussieren wir uns auf die Aktivität Rechnung prüfen, welche im BPMN-Modell farblich hervorgehoben ist. Die Tätigkeit wird von der Sachbearbeiterin durchgeführt, die als Lane Sachbearbeiter*in im Pool Rechnungsprüfung modelliert ist. Die Rechnung ist das Objekt, welches bearbeitet wird. Diese taucht damit in der Benennung der Aktivität auf. Die Handlung prüfen fließt als Infinitiv in die Benennung ein. Durch die Verwendung des Verbs wird die Handlung explizit hervorgehoben.
Ergänzend ist im Beispiel das Objekt Rechnung als Datenobjekt dargestellt, das verschiedene Zustände, hier geprüft und freigegeben, annimmt. Die FiBu-Anwendung, die für die Durchführung der Aktivität verwendet wird, lässt sich als Annotation oder je nach Modellierungswerkzeug auch als IT-System darstellen.
3. Alternativen und Fallstricke
Vielleicht fragen Sie sich jetzt gerade, wie Sie in der Vergangenheit Aktivitäten benannt haben. Was spricht gegen Benennungen wie Rechnungsprüfung, Rechnung wird geprüft, Prüfung der Rechnung oder Sachbearbeiter prüft Rechnung? Auf den ersten Blick drücken diese Begrifflichkeiten das Gleiche aus wie Rechnung prüfen. Und tatsächlich finden sich solche Benennungen häufig in Geschäftsprozessmodellen in der Praxis.
Die hier vorgestellte und auch üblicherweise empfohlene Benennung in der Art Objekt + Verb im Infinitiv verbessert die Lesbarkeit und hilft, dass Modelle unabhängig vom Bearbeiter einheitlich sind. Es wird direkt deutlich, was bearbeitet wird. Die durchführende Rolle hat für die Benennung der Aktivität keine Bedeutung, da die Rolle durch die jeweilige Lane klar erkennbar ist.
Generell helfen uns Modellierungsrichtlinien bei der einheitlichen und konsistenten Modellierung. Es gibt eine Vielzahl von weiteren Modellierungsrichtlinien. Werfen Sie doch mal einen Blick auf unseren Blogbeitrag zu Flussobjekten der BPMN 2.0.
Ich hoffe, dieser Beitrag regt Sie an, Ihre Modelle zu verbessern! Anmerkungen und Kommentare sind sehr willkommen!
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