Verwaltung von Verträgen und Laufzeiten in roXtra

Wie viele Einsparungen hätten Sie jährlich, wenn Sie Verträge regelmäßig nachverhandeln oder immer rechtzeitig kündigen würden?

Eine Rechnung, die sicherlich jeder Verantwortliche immer wieder vor Augen hat und dennoch in der Praxis nur schwer erfolgreich umsetzen kann.

Wenn Sie auch nur eine der folgenden 4 Fragen zu Ihrer aktuellen Vertragsverwaltung nicht mit einem klaren Ja beantworten können, dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft: Im Kreise der Mehrheit deutscher Unternehmen, die bislang mit undurchdringlichen Ablagesystemen in Papierform und einem unüberschaubaren Dschungel aus Laufzeiten und Kündigungsfristen kämpfen. Mit roXtra bieten wir Ihnen einen einfachen Ausweg aus diesem Dschungel.

Wissen Ihre Entscheider, wie viele laufende Verträge es im Unternehmen gibt?

In roXtra können Sie auf einen Blick einsehen, welche Verträge zu welchem Thema existieren. Das webbasierte System ermöglicht eine zentrale Ablage aller Verträge inklusive der zugehörigen Anlagen. Bei Bedarf haben die Verantwortlichen sogar eine Übersicht über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Dabei ist sichergestellt, dass Sie immer auf die aktuellste Version eines Vertrags zugreifen. Über die Feld- und Volltextsuche haben Sie jederzeit den Schnellzugriff auf benötigte Dokumente.

Werden Verträge bei Ihnen regelmäßig nachverhandelt und wissen Sie, wann Sie Ihre Verträge kündigen können?

Sie können für jeden Vertrag in roXtra verschiedene Erinnerungen anlegen. Damit haben Sie die Sicherheit, dass Sie rechtzeitig vor Laufzeitende oder zur Kündigungsfrist automatisch vom System erinnert werden – und gegebenenfalls handeln können! In welchem Turnus die Erinnerung erscheinen soll und an welchen Verantwortlichen diese per E-Mail und Aufgabe in roXtra adressiert ist, können Sie gezielt festlegen. Zu jedem Vertrag können Sie außerdem alle weiteren wichtigen Metadaten wie bspw. Vertragsart, Vertragspartner und Vertrags-Nummer hinterlegen.

Haben Sie die Übersicht darüber, welche Kosten Ihnen durch welche Verträge entstehen?

Zu jedem Vertrag können die entsprechenden Finanzströme gepflegt und fortlaufend angezeigt werden. Lassen Sie sich z.B. anzeigen, welche Kosten Ihnen ein Vertrag über die gesamte Laufzeit verursacht. In übergreifenden Reports können Sie sich zusätzlich Statistiken zu allen vertraglichen Dokumenten in roXtra ausgeben lassen. Auf Basis dieser Auswertungen und Übersichten können Sie strategische Entscheidungen gezielt umsetzen.

Haben Sie einen genauen Überblick, wer auf welche vertraglichen Daten zugreift?

Über das roXtra Rechtemanagement können Sie explizit festlegen, wer auf welche vertraglichen Dokumente Zugriff hat. Außerdem definieren Sie entsprechend, welche Aktionsmöglichkeiten für den Benutzer jeweils zur Verfügung stehen. Verantwortlichkeiten werden hierdurch transparent und die Vertraulichkeit und Integrität aller vertraglichen Daten ist gewährleistet. Das Vertragsmanagement können Sie in Ihrem roXtra System je nach Bedarf bereits bei der Administration von übrigen Bereichen wie der allgemeinen Dokumentenverwaltung oder der QM-Dokumentation trennen.