Neben der Entwicklung einer strategischen Agenda an einer Universitätsmedizin unter Einbeziehung des EFQM-Modells, wird im Folgenden auch der Einsatz der QM-Software roXtra im Rahmen der Strategieumsetzung beschrieben. Die UMG nutzt roXtra nicht nur zum Dokumentenmanagement, sondern auch als Monitoring-Tool für die Umsetzung der abgeleiteten Leitprojekte aus der strategischen Agenda.
Die strategische Agenda „UMG 2020“ ist das Ergebnis eines 2014 aufgenommenen, breit angelegten und alle Berufsgruppen einbeziehenden Strategieprozesses. Die zahlreichen Workshops, Posteraktionen und Einzelgespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Leitungen der unterschiedlichen Organisationseinheiten führten einerseits zu einem umfangreichen Fundus an Themen und Zielen zum Erhalt bzw. zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der Universitätsmedizin Greifswald (UMG). Andererseits kristallisierten sich deutlich wesentliche und übergreifende strategische Handlungsfelder mit Schwerpunkt- und Kernthemen für die kommenden Jahre heraus.
Das Selbstverständnis der UMG spiegelt sich in ihrer Mission wider, in der das Leitthema „Der Mensch im Mittelpunkt“ den engen Verbund aus Forschung, Lehre und Krankenversorgung kennzeichnet.
In den Leitzielen treten die in den kommenden Jahren relevanten globalen Herausforderungen der UMG hervor. Sie bilden den übergreifenden inhaltlichen Bezugsrahmen für die Ausrichtung der künftigen Entscheidungen und Aktivitäten in den Tätigkeitsbereichen der UMG. In Forschung, Lehre und Krankenversorgung fokussiert die UMG gleichermaßen auf eine hohe Qualität der Leistungen unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse ihrer Patientinnen und Patienten sowie Studentinnen und Studenten und des aktuellen und zukünftigen gesellschaftlichen Bedarfs. Wissenschaftliche Arbeits- und Herangehensweisen sind dabei in allen Bereichen von zentraler Bedeutung.
Einbeziehung des EFQM-Modells
Unter Berücksichtigung des Qualitätsmodells der European Foundation for Quality Management (EFQM) ist die Erreichung der gesteckten Ziele mit den definierten Vorgehensweisen einem ständigen Controlling unterworfen (die UMG war das erste Universitätsklinikum in Europa und ist weiterhin das einzige in Deutschland mit einem EFQM-Zertifikat).
Im Rahmen des Strategieprozesses „UMG 2020“ sind die acht Grundkonzepte des EFQM-Modells zu EFQM-Grundsätzen der UMG gefasst worden. Die konsequente Zuordnung der einzelnen Ziele zu einem oder mehreren EFQM-Grundsätzen sowie die Festlegung präziser Kennzahlen ermöglichen, den Qualitätsanspruch der UMG zu konkretisieren.
In der Summe verknüpfen sich die im Zielhandbuch erfassten strategischen Ziele und Kennzahlen, die strategischen Kernthemen, Schwerpunktthemen und Handlungsfelder, die EFQM-Grundsätze, die Leitziele und die Mission der UMG zu einer integrierten strategischen Agenda und bilden somit eine profunde Entscheidungs-, Handlungs- und Orientierungsgrundlage auf allen Hierarchieebenen der UMG.
Strategie als Prozess
Die UMG versteht ihren Strategieprozess als offenes und lernendes System. Dementsprechend können in den kommenden Jahren neue Inhalte und Ziele hervortreten, während andere ggf. an Relevanz verlieren und in den Hintergrund rücken. Eng gekoppelt an ein jährliches Strategiemonitoring wird daher auch systematisch erhoben, ob bzw. welche Zielsetzungen geändert oder in das strategische Programm aufgenommen werden sollten. Der Rahmen aus den strategischen Handlungsfeldern, Schwerpunktthemen, Kernthemen und EFQM-Grundsätzen ist bewusst so angelegt, dass er solche Veränderungen und Neugewichtungen problemlos integriert. Es ist vorgesehen, 2019 mit der Ableitung eines über 2020 hinaus tragfähigen Zukunftskonzepts zu beginnen.
Der Vorstand und die Arbeitsgruppe Strategie der UMG haben in einem Ranking-Verfahren, in dem alle vorhandenen Ziele betrachtet wurden, neun strategische Leitprojekte für das Jahr 2016 abgeleitet und definiert.
Hier drei Beispiele:
- KAS+ – Forschungsintegrierendes klinisches Arbeitsplatzsystem
- Interner und externer Aufbau einer Unternehmensmarke
- Optimale Positionierung im Wettbewerb
Einsatz von roXtra
Diese neun Leitprojekte werden mithilfe der QM-Software roXtra dokumentiert und überwacht. Hierzu wurde im Vorfeld ein neuer Dokumententyp „Projektantrag“ im System hinterlegt, mit dem die Projektleiter zukünftig arbeiten. Im Workflow definiert sind die Positionen des Qualitäts- und des Projektmanagements, die inhaltlich prüfen, inwieweit die Projekte die Strategie unterstützen.
Das Monitoring des Projektstatus´ wird über das Wiedervorlagedatum (drei oder sechs Monate nach Freigabe) gewährleistet. Der Projektverantwortliche wird automatisch aufgefordert, die Projektskizze zu aktualisieren.
Neben dem Monitoring der strategischen Leitprojekte und deren Dokumentation wird roXtra in Zukunft für alle genehmigten Projekte eingesetzt und damit zum elementaren Bestandteil des Projektmanagements an der UMG.
