Die FSZ Nattland GmbH mit Sitz im nordrheinwestfälischen Schwerte, 20 Kilometer südöstlich von Dortmund, ist eine Fernservicezentrale für Kälte- und Gebäude- Technische Anlagen. 14 Mitarbeiter überwachen, steuern und regeln rund um die Uhr die Anlagen ihrer Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen und Geschäftsbereichen – darunter Pharma, Lebensmittel, Logistikzentren und Messen. Seit Februar 2016 hat FSZ das Dokumentenlenkungs-System roXtra von Rossmanith im Einsatz.
„Uns ist es wichtig, unsere Kunden zu entlasten. Das erreichen wir, indem wir kontinuierlich dafür sorgen, dass die Anlagen zuverlässig ihren Dienst verrichten und wir im Störfall schnell reagieren. Die überwachten Anlagen senden Störmeldungen unterschiedlicher Priorität an das Stör-Management-System der FSZ. Dort erfolgt dann die Bearbeitung und Dokumentation durch unsere Operatoren. Werden beim Kunden Abnormitäten im Regelverhalten der Anlagen festgestellt, können diese sofort – oder nach Rücksprache mit dem Auftraggeber –behoben oder an einen Servicetechniker gemeldet werden,“ erklärt Janine Kirstein, Qualitätsmanagement-Beauftragte bei FSZ Nattland.
FSZ stellt jedoch nicht nur hohe Ansprüche an den eigenen Service und eigene Dienstleistungen, sondern auch an das innerorganisatorische Qualitätsmanagement. Daher hat sich die FSZ Nattland im März 2018 für den Geltungsbereich „Dienstleistung Fernservice“ nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifizieren lassen. „Wir „leben“ den Fernservice und sind daher 24 Stunden an sieben Tagen die Woche in 356 Tagen im Jahr für unsere Kunden da. Die Zertifizierung und die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems für unser Unternehmen sollen unseren Anspruch zusätzlich verdeutlichen,“ erzählt Kirstein.
roXtra als zentrale Wissensbasis bei FSZ Nattland GmbH
Zur Vorbereitung auf die Zertifizierung hat sich FSZ für das System von Rossmanith entschieden. Die Installation und Einrichtung der Software erfolgte zentral und wurde durch die roXtra-EDV betreut. „Die Installation verlief unproblematisch und der Support reagiert stets schnell und zuverlässig. Die Vorlagen haben uns die Neuerstellung von Dokumenten sehr erleichtert. Wir nutzen roXtra als zentrale Wissensbasis zur Verwaltung von öffentlichen Dokumenten insbesondere im Hinblick auf deren stetige Aktualität und Verfügbarkeit. So können wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf dieselben Dokumente – beispielsweise Vertragsdaten, Kundenstammdaten oder Arbeitsrichtlinien und -anweisungen – zugreifen und verwenden. Die Verwaltung der Dokumente gestaltet sich dabei einfach und übersichtlich. Auch der Auditor war sehr zufrieden,“ erläutert Kirstein.
Die Software von Rossmanith unterstützt die Fernservicezentrale durch eine effiziente Dokumentenlenkung
Abbildung 1: Mit roXtra kann FSZ Nattland ihre Dokumente effizient lenken und bearbeiten.
Eine wichtige Rolle spielt der Fernservice insbesondere in den Bereichen der Lebensmittelproduktion, -transport, und -handel. Um hier die Sicherheit für den Verbraucher und eine optimale Warenqualität gewährleisten zu können, müssen Produzenten und Lieferanten die internationalen Richtlinien des HACCP-Konzepts (Hazard Analysis Critical Control Point) befolgen. Darunter fallen unter anderem der Nachweis einer unterbrechungsfreien Kühlkette sowie die Einhaltung vorgeschriebener Grenzwerte.
Janine Kirstein: „Mithilfe einer konstanten Überwachung, einer automatisierten Temperaturerfassung und Archivierung über das Regelsystem, werden die Mess- und Betriebswerte in das FSZ Messwert-Management-System übertragen und in der Datenbank gespeichert. Unsere Kunden können diese Werte jederzeit wieder abrufen und analysieren. Durch den kontinuierlichen Fernzugriff tragen wir somit dauerhaft zum Erhalt der Warenqualität bei.“ Durch eine zuverlässige und effiziente Dokumentenlenkung, die durch viele nützliche Features zusätzlich erleichtert wird, hat die Fernservicezentrale ihr internes Qualitätsmanagement stets im Griff und kann sich voll und ganz auf den optimalen Anlagen-Betrieb ihrer Kunden konzentrieren.
Kirstein: „Mithilfe der Benachrichtigungsfunktion bei Änderungen oder Überarbeitungen an den Dokumenten sind unsere Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Die Such- sowie die Favoritenfunktion im roXtra erleichtern dabei das Auffinden von relevanten und häufig genutzten Dokumenten. Das spart uns Zeit, die wir wiederum für die Betreuung unserer Kunden gewinnbringend nutzen können.“
Abbildungen 2 und 3: Mithilfe vieler nützlicher Features in roXtra hat FSZ Nattland das Qualitätsmanagement stets im Griff.
Über die FSZ Nattland GmbH:
FSZ Nattland ist eine system- und herstellerunabhängige Fernservicezentrale für Kälte- und Gebäude- Technische Anlagen und überwacht, steuert und regelt rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr. Im direkten Fokus steht dabei der optimale und kosteneffiziente Betrieb der Kälte-, Heizungs- oder Lüftungsanlagen sowie die Vermeidung kostenintensiver Nacht- und Wochenendeinsätze – stets unter Berücksichtigung der Warenqualität und Sicherheit. Die Fernservice Zentrale ist rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag, mit Fachpersonal besetzt und bietet neben der Überwachung auch Support Dienstleistungen für die Regelsysteme an. Weitere Dienstleistungsangebote sind die Erfassung von Energie Verbrauchsdaten, die Erstellung von Anlagen Analysen und Bewertungen der Energieeffizienz von Kälteanlagen. Zum Kundenkreis zählen sowohl Lebensmittelhandel und -produktion, Pharmahandel und -produktion und Baumärkte sowie Prozesskälteanlagen in verarbeitenden Gewerken, Klimaanlagen und Energieerfassungssysteme.
