In Vorbereitung auf die Umstellung von der ISO 9001:2008 auf die ISO 9001:2015 führte die Berufsbildungsstelle Seeschifffahrt e.V. die QM-Software roXtra als neues QM-System zur Dokumentenlenkung ein.
„Nach den Erfahrungen mit unserer vorherigen Software kam für uns nur eine Komplettlösung in Frage, die uns Raum für zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten bietet“, erklärt Holger Jäde, Geschäftsführer der Berufsbildungsstelle Seeschifffahrt. „roXtra bietet uns für eine solche langfristige Ausrichtung die nötigen Optionen, weshalb unsere Entscheidung klar und eindeutig zu Gunsten des Systems ausfiel.“
Die QM-Mustervorlagen erleichtern die Umstellung auf die ISO 9001:2015
„Uns war besonders wichtig, dass unsere vorhandene QM-Dokumentation ohne großen Aufwand in das neue System übernommen werden konnte“ so Holger Jäde. Im Zuge der Softwareeinführung von roXtra sollte auch die Umstellung auf die neue ISO 9001:2015 erfolgen. Ausgangspunkt bildeten hier die Rossmanith QM-Mustervorlagen und der zugehörige Leitfaden zur Umstellung der Norm.
„Mit den Mustervorlagen wurde uns die Umstellung deutlich leichter gemacht. Auf Basis der Vorlagen konnten wir die vorhandene Dokumentation nach den eigenen Vorstellungen und entsprechend des Leitfadens für jedes Kapitel nach den Vorgaben der neuen ISO umstellen.“ Dabei wurde auch eine einfache und klare Strukturierung der Dokumente direkt in roXtra umgesetzt.
Druckansicht der Matrix der Geschäftsprozesse in roXtra
Holger Jäde: „Eines unserer Leit-Ziele ist es, uns stetig weiterzuentwickeln und immer ein wenig besser zu werden, um auch langfristig gut und erfolgreich den Anforderungen der Kunden nachzukommen.“ Mit der Umstellung auf die ISO 9001:2015 sind unter anderem die Kundenorientierung und der Kontext des Unternehmens deutlicher in den Mittelpunkt gerückt. Gleichzeitig wurde die Führung stärker in die Pflicht genommen, sich den gestellten Leitungs- und Lenkungsaufgaben zu stellen.
Mit roXtra geht die Berufsbildungsstelle einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro
„Zukünftig möchten wir weiter daran arbeiten, weniger bis gar kein Papier mehr zu nutzen. Natürlich wünschen sich viele das papierlose Büro, nur zeigen die bisherigen Erfahrungen, dass meist das Gegenteil der Fall ist. Hier sehe ich für uns die Möglichkeit mit sinnvollen Ergänzungen von roXtra langfristig zum gewünschten Ergebnis zu kommen“, berichtet Holger Jäde.
Einblick in die individuelle Ordnerstruktur in roXtra
„Des Weiteren möchten wir unsere vorhandene Dokumentation zur Führung der bei uns eingetragenen Ausbildungsverhältnisse erneuern. Hier werden wir garantiert mit roXtra eine sinnvolle und kostengünstige Lösung finden.“
Das neue QM-System spart Zeit und Aufwand
Für die Berufsbildungsstelle bieten die regelmäßigen Audits eine Möglichkeit, die eigenen Verfahren und somit auch die eigenen Dienstleistungen regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. „Mit dem neuen System hat jeder Mitarbeiter in roXtra jederzeit die Möglichkeit, immer alle relevanten Dokumente mit dem gültigen Revisionstand zur Verfügung zu haben. Ein ganz großer Vorteil ist es auch, während der täglichen Arbeit auf alle relevanten Gesetze und Verordnungen zugreifen zu können“, so Holger Jäde.
Gesetze und Verordnungen sind über Weblinks in roXtra jederzeit und zum aktuellen Stand aufrufbar
Über die Möglichkeit mit dem im System aufgeführten Weblinks wird außerdem gewährleitet, dass die rechtlichen Vorlagen für die tägliche Arbeit immer auf dem aktuellsten Stand sind. Das neue QM-System bietet jetzt außerdem optimale Möglichkeiten, jegliche notwendigen Änderungen an Dokumenten zeitnah einzupflegen und transparent nachzuvollziehen.
Die bisherige QM-Dokumentation wurde ins neue System übernommen
Holger Jäde: „Die Datenübernahme, das heißt die Möglichkeit, unsere vorhandenen Ordnerstrukturen in roXtra zu übernehmen, verlief ohne Schwierigkeiten. Nach einer Schulung im Hause, wurden die Dokumente entsprechend des gewünschten Dokumententyps in einer Metadatenliste aufgenommen. Die gesamte Datenübernahme wurde dabei vom Service durch Rossmanith kompetent und freundlich begleitet.“
Über die Berufsbildungsstelle Seeschifffahrt e.V.
Die Berufsbildungsstelle Seeschifffahrt e.V. ist nach Seearbeitsgesetz die zuständige Stelle
für die Berufsbildung in der Seeschifffahrt und ist dabei bundesweit tätig. Die Aufgaben der Berufsbildungsstelle werden überwiegend im Auftrage des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur wahrgenommen. Sie sind vergleichbar mit den Aufgaben, die Industrie- und
Handelskammern oder Handwerkskammern als zuständige Stellen durchführen. Die Aufgaben erstrecken sich von der Beratung der ausbildenden Reedereien, der Ausbilder und der Auszubildenden über die Überwachung der Berufsbildung bis hin zur Durchführung von Prüfungen und der Anerkennung von Ausbildungsstätten.
Bei den von der Berufsbildungsstelle betreuten Berufsbildungsmaßnahmen handelt es sich vor allem um die Berufsausbildung zum Schiffsmechaniker. Weitere Ausbildungsgänge sind die berufliche Umschulung zum Schiffsmechaniker und eine speziell auf den Beruf des Schiffsoffiziers bezogene praktische Ausbildung und Seefahrtzeit als nautischer oder technischer Offiziersassistent.
