Zertifizierung – Internes Audit – Begehung – Beschwerde – Patientenbefragung – Prozessoptimierung – aus all diesen Instrumenten des Qualitätsmanagements werden Maßnahmen definiert, um kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse sicherzustellen. Die vielen Maßnahmen aus den unterschiedlichen Instrumenten müssen für den richtigen Durchblick strukturiert erfasst und abgearbeitet werden. Ohne ein entsprechendes Tool kann hier schnell der Überblick verloren werden.
Von der strukturierten Erfassung auszunehmen bzw. später nachzuerfassen sind akute Maßnahmen, die in den meisten Fällen als Beschwerde oder als direkter Hinweis aus dem Fachbereich eingehen. Hier ist dann sofortige Abhilfe zu leisten, um das bestehende Problem oder Anliegen direkt aus der Welt zu schaffen. Beispiel hierfür wäre eine gravierende Patientenbeschwerde, oft noch stationär vor Ort und daher schnell durch Kommunikation und entsprechende Maßnahmen zu lösen.
Andere Maßnahmen, die beispielsweise aus einem Audit resultieren oder als gehäufte Hinweise über den Patientenfragebogen zu einer Maßnahme führen, müssen in der Regel erst besprochen und definiert werden und gehen anschließend in die Umsetzung. Hier ist zur Nachverfolgung und Übersicht definitiv eine Erfassung zu empfehlen.
Zur Erfassung von Maßnahmen im Qualitätsmanagement gibt es aus meiner Sicht zwei Möglichkeiten:
• Erfassung über ein Ticketsystem/Tool
• Erfassung in einer Excel-Tabelle
Bei beiden Möglichkeiten sollten folgende Punkte beinhaltet sein:
• Beschreibung der Maßnahme
• Verantwortlichkeit vergeben
• Organisationseinheit zuordnen
• Wie wurde die Maßnahme identifiziert? (Instrument)
• Notizen zur Umsetzung
• Status der Bearbeitung
• evtl. auch sinnvoll, die Maßnahme vorab nach Abarbeitungszeitraum zu klassifizieren, um so ein Maßnahmen-Ranking abzubilden.
Bei beiden Möglichkeiten sollten folgende Punkte definiert werden:
• Wer darf auf die Excel-Tabelle / das Ticketsystem/Tool zu greifen?
• Lesend oder auch erfassend?
• Wenn auch erfassend, wer darf dann erfassen? Nur QM MA, alle Mitarbeiter oder nur Abteilungsleitungen?
Falls die Entscheidung getroffen wird, dass viele Mitarbeiter Maßnahmen erfassen dürfen, sollte für eine höhere Praktikabilität das Ticketsystem/Tool gewählt werden. Hier wäre eine Excel-Tabelle mit derart vielen Zugriffen zu anfällig für Verluste von Daten. Ist der einzige Eingabeweg der über die QM- Abteilung, kann auch eine einfache Excel-Tabelle eine praktikable Lösung sein.
Wichtig ist, dass keine abgeleitete Maßnahme übersehen wird und dass die Abarbeitung sauber dokumentiert und nachvollziehbar ist, welche Maßnahmen umgesetzt wurden bzw. noch in der Umsetzung sind.
Eine Kontrolle und der Erfolg der umgesetzten Maßnahmen kann dann nach einer bestimmten Frist, die abhängig vom Umfang der Maßnahme / Veränderung / Optimierung ist, über ein Internes Audit validiert werden.
